Optiman · doradca automatyzacji

Asystent, który pokaże Ci, ile czasu tracisz każdego dnia

Opisz własnymi słowami zadania, które powtarzasz w pracy — tyle, ile chcesz, maksymalnie 10. Optiman oszacuje, ile czasu na nie idzie, i podpowie, co da się zautomatyzować — a czego nie.

Zaczynam — ok. 10–15 minut

Bez logowania. Im konkretniej opiszesz zadanie, tym trafniejsza odpowiedź.

Firmy tracą dziesiątki godzin tygodniowo na powtarzalne procesy. Optiman pomaga je znaleźć, pokazuje szacunkowy koszt i wskazuje, jak je usprawnić — z AI lub prostą automatyzacją.

Jak to działa?

1 Opisz zadania tak, jakbyś tłumaczył je nowej osobie w zespole: skąd bierzesz dane, co z nimi robisz i gdzie trafiają.
2 Optiman wylicza ich szacunkowy koszt w skali roku.
3 Dostajesz propozycje automatyzacji z oceną trudności wdrożenia.

Jak opisać zadanie — 5 pytań

1 Skąd przychodzą informacje lub dane? Mail, PDF, system, kartka, telefon.
2 Co robisz z tymi danymi? Przepisujesz, sprawdzasz, porównujesz, liczysz.
3 Gdzie trafiają dane? Który system, który plik, komu wysyłasz.
4 Z czym porównujesz? Jeśli sprawdzasz — napisz, co z czym.
5 Co się psuje albo zabiera najwięcej czasu? Braki, różnice, dopytywanie.

Wzór do skopiowania

„Dostaję [co] z [skąd]. Sprawdzam / przepisuję [co] i wpisuję do [gdzie]. Najdłużej trwa [co].”

Programy nazywaj po imieniu — „Microsoft Dynamics”, „Excel z zestawieniem zleceń” mówią więcej niż „system”.

Przykłady dobrych i złych opisów zadań

Opis, który nic nie mówi

Tak trudno coś doradzić

Dokumenty jakościowe

„wszystkie wymienione czynności są codzienne”

Tak wiemy, co zrobić

Wystawianie świadectw jakości do wysyłek

„Po wydaniu towaru z magazynu biorę dokument WZ z Microsoft Dynamics i na jego podstawie przygotowuję świadectwo jakości w Wordzie. Gramaturę i rodzaj lakieru dopisuję ręcznie, bo system ich nie podaje. Zapisuję PDF w folderze klienta, wysyłam mailem i odhaczam w Excelu.”

10 min × 6 razy dziennie

Co się zmieniło: widać źródło, ręczny krok i trzy miejsca docelowe.

Cel zamiast zadania

Tak trudno coś doradzić

Obniżenie wskaźnika reklamacji

„Możliwe działania”

1 min × 1 raz w tygodniu

Tak wiemy, co zrobić

Prowadzenie rejestru reklamacji

„Co tydzień zbieram zgłoszenia z maili i z arkusza na hali, wpisuję je do rejestru w Excelu i liczę wskaźnik dla zarządu. Najdłużej szukam numeru zlecenia, bo zgłaszający go nie podają.”

2 h × 1 raz w tygodniu

Co się zmieniło: cel zamieniony na czynność, która go obsługuje.

Cały dzień w jednym polu

Tak trudno coś doradzić

Wprowadzanie zlecenia do systemu

kilkanaście czynności w jednym opisie, od szukania plików po zaniesienie teczki do działu

40 min × 8 razy dziennie

Dobrze — trzy osobne zadania

Kompletowanie folderu zlecenia

„Szukam oferty, rysunku technicznego i plików od grafików i składam je w jednym folderze. Często czegoś brakuje i dopytuję mailowo.”
Założenie zlecenia w Microsoft Dynamics

„Przepisuję dane z checklisty PDF do systemu i sprawdzam, czy parametry zgadzają się z ofertą.”
Dopisanie zlecenia do zestawienia

„Te same dane wpisuję drugi raz do Excela, który czyta kierownik.”

Co się zmieniło: każdy kawałek można ocenić osobno — jeden nadaje się do automatyzacji od razu, inny nie.

Sztuki zamiast przebiegów

Tak trudno coś doradzić

Wprowadzanie zamówienia

2 min × 70 razy dziennie (= 51 h w miesiącu na jednej czynności)

Tak wiemy, co zrobić

Wprowadzanie zamówień z maili do systemu

„Trzy razy dziennie przeglądam skrzynkę z zamówieniami od klientów — część w treści maila, część w PDF. Przepisuję pozycje do Microsoft Dynamics i sprawdzam ceny z cennikiem w Excelu. Najdłużej trwa dopytywanie, gdy klient nie poda indeksu produktu.”

40 min × 3 razy dziennie

Co się zmieniło: liczba odpowiada rzeczywistości, a opis pokazuje cały przepływ od maila do systemu — ten da się zautomatyzować w całości.

Jak policzyć czas

Czas = jeden pełny przebieg zadania, od początku do końca. Nie czas na jedną sztukę.
Częstotliwość = ile razy robisz całe zadanie. Jeśli wprowadzasz 70 zamówień w trzech podejściach dziennie, wpisz 3 razy dziennie i czas jednego podejścia.
Wszystkie zadania razem nie powinny przekroczyć ok. 160 h w miesiącu — tyle ma pełny etat. Formularz pokaże sumę na bieżąco.

Co zgłaszać, a czego nie

Wpisz

Czynność z początkiem i końcem, którą powtarzasz
Przepisywanie, sprawdzanie, raporty, maile, przypomnienia
Pracę fachową — ale opisz papiery i systemy wokół niej

Nie wpisuj osobno

Cele i projekty („obniżenie reklamacji”, „wdrożenie CRM”)
„Wszystko, co zleci kierownik”, „obowiązki codzienne”
Cały dzień w jednym zadaniu — podziel na 2–4 kawałki

Opisz swoje zadania — dostaniesz szacunek czasu i konkretne propozycje, w tym uczciwe „tego nie warto automatyzować”.

Zaczynam